Política de tratamiento de datos personales

 

  1. Que es compromiso de la UNILUISGPAEZ impulsar el desarrollo científico, tecnológico y cultural en los campos del conocimiento relacionados con su quehacer universitario
  2. Que se requiere de un marco de referencia para la gestión de la producción intelectual en la UNILUISGPAEZ para estimular y garantizar la producción de bienes intelectuales, su protección y su explotación.
  3. Que de acuerdo con lo establecido en los Estatutos de la UNILUISGPAEZ es función del Consejo Directivo adoptar las políticas generales de la UNILUISGPAEZ.
  4. Que la UNILUISGPAEZ debe garantizar la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía universitaria,
  5. Que la UNILUISGPAEZ define como principios de su gestión la actuación de buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia, mediante los cuales quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las académicas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la UNILUISGPAEZ y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
  6. Que debido a que la UNILUISGPAEZ como Institución de Educación Superior almacena y recolecta datos personales por lo que requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, confirmar, verificar, dar tratamiento, actualizar y disponer a título gratuito de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Institución.
  7. Que esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la UNILUISGPAEZ en su condición de institución de educación superior, de forma directa o a través de terceros o que la UNILUISGPAEZ actúa como tercero de buena fe frente a la información que le sea entregada.
  8. Que conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley estatutaria 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, y 1377 de 2013 y la Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional; la UNILUISGPAEZ adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las funciones sustantivas que desarrolla la Institución y las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales.
  9. Que, mediante la definición de esta política, la UNILUISGPAEZ manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía universitaria, en el tratamiento de los datos personales y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

ACUERDA:

CAPITULO I

EN RELACIÓN CON LA POLÍTICA DE PROPIEDAD INTELECTUAL

ARTÍCULO PRIMERO. – OBJETIVO. La UNILUISGPAEZ en desarrollo de su Misión, Visión y Proyecto Educativo y en el marco de la legislación colombiana adopta una política de propiedad intelectual y protección de datos para que la Institución y cada uno de los miembros de la comunidad académica y funcionarios participen en la creación de bienes intelectuales y en la implementación de buenas prácticas para su gestión.

ARTÍCULO SEGUNDO. – FINALIDAD. La UNILUISGPAEZ reconoce y valora el trabajo creativo del ser humano, en especial el de sus profesores, estudiantes, trabajadores y todos aquellos con quienes éstos se relacionen, como fundamento de los derechos de Propiedad Intelectual y como actores de desarrollo y crecimiento institucional. Así mismo, reconoce la importancia de la Propiedad Intelectual y su gestión para el desarrollo social, económico y cultural del país y especialmente para el desarrollo de la Institución. Por tanto, la UNILUISGPAEZ reafirma su interés de velar por el fomento del conocimiento y la creatividad, la promoción y difusión de los instrumentos que protegen los derechos de los creadores, la formación de los estudiantes en un ambiente que propicie el ejercicio creador y el respeto de los derechos de Propiedad Intelectual, y por el adecuado desarrollo de los procesos de transferencia y apropiación social del conocimiento.

ARTÍCULO TERCERO. – PROMOCIÓN. La UNILUISGPAEZ  impulsa el desarrollo del conocimiento y para ello garantizará en condiciones de respeto, transparencia, justicia y equidad los derechos del creador, de la Institución, de la comunidad educativa y de la sociedad en general, bajo el postulado de que estos son activos susceptibles de protección y reconocimiento por la vía de los derechos de Propiedad Intelectual y deben estar en función y al servicio de esos creadores, partícipes y beneficiarios, con la posibilidad para la UNILUISGPAEZ de explotar patrimonialmente las creaciones o definir las condiciones de su licenciamiento.

ARTÍCULO CUARTO. – LEGALIDAD. En el marco de la ley y las normas colombianas que regulan la propiedad intelectual y la protección de datos, esta política será un instrumento para estimular la generación y aprovechamiento del conocimiento, para facilitar el acceso a la información y para establecer pautas en relación con los estímulos y reconocimientos a los que pudiera haber lugar en el plano académico, económico u otro, de forma tal que toda la comunidad educativa y demás integrantes de la UNILUISGPAEZ, se beneficien de los derechos de Propiedad Intelectual y se comprometan con la generación de conocimientos.

ARTÍCULO QUINTO. – INVENTARIO Y VALORACIÓN.  La UNILUISGPAEZ en desarrollo de esta política de propiedad intelectual y protección de datos, adelantará procesos permanentes de identificación y seguimiento las actividades que correspondan para generar activos que sean sujetos de protección por los derechos de Propiedad Intelectual.

La identificación de activos sometidos al régimen de derechos de Propiedad Intelectual propios o de propiedad compartida de la UNILUISGPAEZ tales como nuevas creaciones (patentes de invención, patentes de modelo de utilidad, diseños industriales), signos distintivos (marcas, lemas, nombres, enseñas, indicaciones geográficas), secretos industriales o esquemas de trazados de circuitos integrados o variedades vegetales o derechos sobre las obras artísticas o literarias amparadas por el derecho de autor o prestaciones artísticas, producciones fonográficas o derechos de los organismos de radiodifusión tutelados por los derechos conexos de autor, deberá servir para que la UNILUISGPAEZ administre y pueda disponer correctamente de esos activos teniendo claridad sobre los derechos que le asisten sobre los mismos, las restricciones para su uso, la cobertura territorial para su protección legal, su vigencia y alcance.

ARTÍCULO SEXTO. – SALVAGUARDA DE ACTIVOS.  La UNILUISGPAEZ mantendrá información completa en sus áreas de trabajo que se identifiquen como generadoras o administradoras de derechos de Propiedad Intelectual para que se tomen las decisiones orientadas a salvaguardar los derechos de Propiedad Intelectual. Para lo anterior estas áreas tendrán en consideración:

  1. Que el reconocimiento jurídico de las creaciones protegidas por derechos de Propiedad Intelectual no es un fin único. Lo que interesa y fomenta principalmente la UNILUISGPAEZ es que tales creaciones tengan aplicación útil en la docencia, la investigación, la proyección social y otros servicios que preste la Institución o en la comunidad en general, y que a su vez contribuyan a crear un ambiente propicio para el desarrollo de la ciencia, la tecnología, la innovación o el emprendimiento.
  2. La UNILUISGPAEZ promoverá que las creaciones susceptibles de protección por los derechos de propiedad intelectual se sometan a los trámites necesarios para el reconocimiento de tales derechos en el ámbito nacional o internacional, de acuerdo a las leyes y normas que al respecto tenga definido el gobierno colombiano.
  3. Los inventarios, auditorías y valoraciones que se estructuren alrededor de las creaciones de la UNILUISGPAEZ protegidas por derechos de Propiedad Intelectual deberán ser una herramienta de fácil consulta y cumplir con el propósito de involucrar a toda la comunidad educativa en el uso y acceso a tales activos para que el proceso de creación sea dinámico y para que todos los resultados obtenidos beneficien a la mayor cantidad de personas posible.

ARTÍCULO SEPTIMO. – PROPIEDAD SOBRE SIGNOS DISTINTIVOS DE LA UNILUISGPAEZ.  La imagen institucional, las marcas, nombres de dominio, y cualquier otro signo distintivo institucional que identifique a la Fundación Universitaria Luis G. Páez – UNILUISGPAEZ serán registrados obligatoriamente en Colombia y, opcionalmente, en cualquier otro lugar del mundo, si es conveniente a los intereses de la Institución.

ARTÍCULO OCTAVO. – GENERACIÓN DE CONTENIDOS. La política de propiedad intelectual y protección de datos que la UNILUISGPAEZ define en el presente acuerdo, debe propiciar la creación de activos que coadyuven en el fortalecimiento institucional; contribuyan al engrandecimiento del saber y al avance científico y cultural del país, y propendan por el beneficio social permanente. Las diferentes instancias académicas de la UNILUISGPAEZ, una vez identificadas las potencialidades de activos susceptibles de derechos de Propiedad Intelectual, deberán liderar una labor de sensibilización sobre el fundamento mismo de este tipo de prerrogativas legales, condiciones de reconocimiento de los derechos, previsiones necesarias en la contratación de derechos sobre intangibles e ilustración en relación con las condiciones de participación en los derechos según sea el caso, los cuales incentiven la generación del contenidos y otros activos de esta naturaleza.

ARTÍCULO NOVENO. – REGLAS PARA LA REGULACIÓN DE LOS DERECHOS SOBRE LA PROPIEDAD INTELECUTUAL. La presente política de propiedad intelectual y protección de datos no define reglas específicas de regulación de los acuerdos sobre participación en derechos o beneficios que pudieran resultar de la protección de las creaciones fruto de la acción de la UNILUISGPAEZ con los diferentes actores académicos en razón a que su regulación está asociada a casos específicos que determinan las reglas propias de cada negociación, por lo que se deberán celebrar acuerdos específicos a cada caso. No obstante, la UNILUISGPAEZ establece los siguientes criterios generales que habrán de considerarse en el desarrollo de estos acuerdos específicos:

  1. Reconocimiento. La UNILUISGPAEZ se asegurará que los derechos de Propiedad Intelectual de las creaciones fruto de su quehacer cotidiano sean reconocidos y queden radicados a favor de quien corresponda según las normas legales relativas a la propiedad intelectual establecidas por el gobierno colombiano y las reglas contractuales que se fijen en cada caso entre la Institución y la contraparte.
  2. Equidad. La UNILUISGPAEZ reconocerá en forma equitativa los derechos a que haya lugar según el aporte creativo, los insumos institucionales, el know-how previo, la curva de aprendizaje de los participantes, las aplicaciones presentes y futuras de los resultados, las diferentes formas de uso y explotación y las inversiones en términos económicos que hayan contribuido a la obtención de una creación susceptible de protección por el régimen de Propiedad Intelectual, entre otros factores.
  3. Transparencia. Desde el inicio de las actividades propias del proceso creativo de generación de activos amparados por Derechos de Propiedad Intelectual se establecerán las reglas de participación, de tal forma que la UNILUISGPAEZ y cada persona o entidad que participan en el proceso de creación tengan completa claridad sobre la forma en que su actividad o aporte se traducirá en el reconocimiento de derechos y participación económica, cuando a ello hubiere lugar. En desarrollo de este principio las diferentes normas, reglamentos, contratos y demás actos jurídicos de la UNILUISGPAEZ contemplarán disposiciones o cláusulas, según sea el caso, para que cada partícipe entienda la forma en que su aportación suponga la adquisición o no de algún derecho y su alcance.
  4. Finalidad. La adquisición de derechos de propiedad intelectual trae como consecuencia la posibilidad de ejercer facultades exclusivas por parte del titular y su eventual explotación económica. Se privilegiará el diseño de fórmulas de participación en las cuales la UNILUISGPAEZ tenga las adecuadas facultades que permitan que la explotación de los activos protegidos por derechos de Propiedad Intelectual beneficie tanto a la comunidad universitaria como a la sociedad y se conviertan en insumos para nuevos desarrollos que apoyen y sustenten procesos de generación y transferencia de conocimiento.
  5. Legalidad: Se deben fomentar buenas prácticas de uso de los activos amparados por derechos de Propiedad Intelectual y prevenir que en la UNILUISGPAEZ y en las actividades académicas o administrativas que desarrolle, se consienta o aliente la infracción de este tipo de derechos.

ARTÍCULO DÉCIMO. – REGLAS CONTRACTUALES SOBRE LA PROPIEDAD INTELECUTUAL. En aquellas situaciones contractuales en las que la UNILUISGPAEZ participe en la creación de un activo susceptible de tutela legal por derechos de propiedad intelectual, se tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:

  1. Cuando se le contraten servicios de extensión, consultoría u otros con la UNILUISGPAEZ y el contratante solicita que se le reconozcan, en todo o en parte, los derechos de explotación que se puedan derivar de los derechos de Propiedad Intelectual o parte de ellos, la UNILUISGPAEZ lo informará a los profesores, estudiantes y terceros que participen en la realización del objeto contratado, sin perjuicio ni menoscabo alguno de la salvaguardia de los derechos de tipo moral que a ellos corresponda.
  2. La UNILUISGPAEZ promoverá esquemas en los que el Know How que ella ostente no necesariamente sea transferido a través de los servicios contratados y se garantice el uso de los productos obtenidos para actividades académicas y sin fines de lucro.
  3. La UNILUISGPAEZ podrá convenir contractualmente con sus profesores, contratistas externos, asesores, consultores, estudiantes y cualquier otro en similar posición, que los derechos de tipo patrimonial que se deriven de las creaciones que realicen como fruto y como objeto de la labor para la cual han sido contratados, sean de la UNILUISGPAEZ.
  4. Otro tipo de producciones, como es el caso de los trabajos de los estudiantes o realizaciones de los profesores que no hayan sido determinados en su currículo, sylabus, plan de trabajo, proyecto docente o cualquier otra según sea el caso, podrán ser adquiridas por la UNILUISGPAEZ con las formalidades prescritas en la ley y dentro de un estricto respeto por el derecho de sus creadores.

PARÁGRAFO: El Rector o área responsable de la contratación en la UNILUISGPAEZ deberá informar a la instancia que corresponda dentro de la Institución, para que esas creaciones puedan ser debidamente inventariadas, protegidas y aprovechadas.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. – ACCESO. La UNILUISGPAEZ instruirá a toda la comunidad sobre los mecanismos que contemplan los derechos de Propiedad Intelectual, para equilibrar los derechos y deberes involucrados, que se han previsto en las leyes colombianas bajo las denominaciones de licencias obligatorias, limitaciones y excepciones a los derechos reconocidos, para que se acuda a tales mecanismos cuando en derecho corresponda.

PARÁGRAFO: En tanto sea compatible con los postulados legales y con la forma en que se hayan negociado los respectivos derechos, la UNILUISGPAEZ  brindará las mejores condiciones de acceso, promoverá la consulta y propiciará que todos los avances científicos, las publicaciones, las producciones fonográficas y demás objetos tutelados por derechos de Propiedad Intelectual sean un material vivo, de consulta permanente, para que estos derechos y las creaciones a que se vinculan, cumplan su papel como factor para el desarrollo.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. – INCENTIVOS. El debido reconocimiento de las participaciones y el apoyo institucional para la generación de activos amparados por derechos de Propiedad Intelectual es uno de los principales estímulos que promoverá la UNILUISGPAEZ. Sin perjuicio de lo anterior, en el Reglamento de Estudiantes, en el Reglamento Docente en el Reglamento del Personal Administrativo y demás reglamentos de la Institución, se contemplarán las formas en las que la activa participación de estos actores se traduzca en motor de desarrollo y promoción académica o laboral, los cuales eventualmente incluyan estímulos económicos.

PARÁGRAFO: Estos incentivos serán establecidos por el Consejo Directivo y podrán incluir incentivos de apoyo logístico, financiero, apoyo para el desarrollo de los procesos de gestión y transferencia del conocimiento, y cualquier otro con que se disponga para las creaciones objeto de protección por el régimen de Propiedad Intelectual, que incentiven la generación de nuevo conocimiento, la participación en los procesos de creación y prevenir la fuga del capital humano de la UNILUISGPAEZ.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. – OBSERVANCIA. Para garantizar el respeto a los derechos de propiedad intelectual la UNILUISGPAEZ asume el compromiso de prevenir que en desarrollo de sus actividades académicas y administrativas se aliente o consienta la infracción a este tipo de derechos. Para procurar la observancia de los derechos de propiedad intelectual la UNILUISGPAEZ se compromete a:

  1. Incluir en los reglamentos y contratos, en éstos últimos a modo de cláusula, contenidos que adviertan sobre la necesidad de garantizar que las creaciones utilizadas las cuales sean objeto de protección por el régimen de Propiedad Intelectual, sean de propiedad de quienes las suministran o que, si provienen de terceros, cuentan con las autorizaciones que exige las normas y leyes colombianas y en caso de faltar de alguna manera a esta obligación, se exoneré a la UNILUISGPAEZ.
  2. Las distintas instancias académicas y administrativas de la UNILUISGPAEZ velarán por tener inventarios actualizados y por realizar auditorías que garanticen que la plataforma informática de la Institución respeta y salvaguarda las licencias y demás autorizaciones que le han sido conferidas.
  3. La UNILUISGPAEZ acordará las condiciones y mantendrá vigentes las autorizaciones que en derecho sean aplicables para efecto de la reprografía de obras escritas en sus instalaciones.
  4. La UNILUISGPAEZ adoptará medidas para prevenir la comercialización en sus instalaciones de cualquier tipo de bienes que supongan una violación a derechos de Propiedad Intelectual.
  5. La UNILUISGPAEZ adelantará actividades de información y sensibilización para todos los miembros de la comunidad académica y administrativa y a la comunidad en general, sobre el contenido y alcance de los derechos de Propiedad Intelectual y sobre la necesidad de promover la realización de trabajos originales e inéditos que no lesionen, violen o de alguna forma puedan suponer violaciones a estos derechos. En particular, el plagio o cualquier forma de usurpación de derechos son conductas no tolerables dentro de la actividad universitaria y, en caso de presentarse, se catalogarán como una falta en los respectivos reglamentos de la Institución y se tomarán las medidas que prevean las normas internas en los respectivos reglamentos.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. – GESTIÓN. La UNILUISGPAEZ realizará una efectiva gestión de la Propiedad Intelectual para incentivar la generación de nuevo conocimiento en la Institución, el reconocimiento de sus creadores y la generación de recursos económicos a partir de su incentivo. Esta gestión es una función académica y administrativa en observancia de las funciones sustantivas que debe desarrollar la UNILUISGPAEZ y de las demás funciones establecidas en sus planes y reglamentos, que se apoya en sus diferentes dependencias para su efectivo desarrollo.

CAPITULO II

EN RELACIÓN CON LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. – ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. Los miembros de la comunidad académica y funcionarios de la UNILUISGPAEZ que en desarrollo de las diferentes actividades académicas, culturales, contractuales, comerciales, laborales y de más que le sean propias, sean estas permanentes u ocasionales, llegarán a suministrar a la Institución cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocer de esta política, actualizarla, ajustarla y mejorarla. La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la UNILUISGPAEZ cuyo titular sea una persona natural.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. – DEFINICIONES. Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, las cuales se transcriben literalmente de las normas y leyes que las determinan:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  4. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
  5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  6. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  8. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  9. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  12. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

ARTÍCULO DÉCIMO SEPTIMO. – PRINCIPIOS. Para efectos de garantizar la protección de datos personales y de la aplicación de esta política, la UNILUISGPAEZ aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios los cuales están establecidos en la constitución, leyes y normas colombianas y que la Institución adopta como base para realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales que se deriven del cumplimiento de sus funciones y del desarrollo de sus actividades:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
  2. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice la UNILUISGPAEZ o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
  3. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, la UNILUISGPAEZ garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de la UNILUISGPAEZ, será de medio.
  7. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la UNILUISGPAEZ se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad: Los miembros de la comunidad académica y funcionaros que en la UNILUISGPAEZ administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

ARTÍCULO DECIMO OCTAVO. – DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN. Con base en lo estipulado en la normatividad y legislación colombiana vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la UNILUISGPAEZ en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la UNILUISGPAEZ para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización y los cuales están estipulados en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 
  3. Ser informado por la UNILUISGPAEZ, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere

sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás

normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o

requerimiento ante la UNILUISGPAEZ.

  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  2. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
  3. Derechos de los menores de edad: En desarrollo de funciones y las actividades propias de la UNILUISGPAEZ se asegurará el respeto a los derechos prevalentes del tratamiento de datos personales de los menores. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los parámetros establecidos por la ley en términos de responder y respetar el interés superior de los menores y asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
  4. La UNILUIGPAEZ en virtud de ser garante del derecho a la protección de los datos personales de los menores, cuando en desarrollo de sus funciones y actividades, adelantará campañas de divulgación y capacitación a los representantes legales y tutores de menores de edad, sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás

PARÁGRAFO PRIMERO: Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la UNILUISGPAEZ; los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación del apoderamiento u otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los miembros de la comunidad académica y funcionaros de la UNILUISGPAEZ que acceda a datos personales sin que medie autorización previa deberán en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. – DEBERES DE LA UNILUISGPAEZ COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. La UNILUISGPAEZ reconoce la titularidad que de los datos personales poseen las personas y en consecuencia reconoce que solo ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. En consecuencia, la UNILUISGPAEZ utilizará los datos personales para el cumplimiento de sus finalidades propias y autorizadas expresamente por el titular o permitidas por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales la UNILUISGPAEZ tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las leyes y normas colombianas que regulan esta materia:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el

tratamiento de datos personales.

  1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que

le asisten en virtud de la autorización otorgada.

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  3. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  4. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  5. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  7. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  8. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  10. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  11. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  12. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
  13. Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
  14. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  15. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  16. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  17. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO VIGÉSIMO. – AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. La UNILUISGPAEZ requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley.

PARÁGRAFO PRIMERO: MANIFESTACIÓN DE AUTORIZACIÓN. La autorización a la UNILUISGPAEZ para el tratamiento de los datos personales será otorgada por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la UNILUISGPAEZ; por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o por otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

PARÁGRAFO SEGUNDO: MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La UNILUISGPAEZ obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por la UNILUISGPAEZ de manera previa al tratamiento de los datos personales.

PARÁGRAFO TERCERO: PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. La UNILUISGPAEZ conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, la UNILUISGPAEZ podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos que desarrolle de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

PARÁGRAFO CUARTO: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la UNILUISGPAEZ para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La UNILUISGPAEZ establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. La revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, caso en el cual la UNILUISGPAEZ deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros; para lo cual la UNILUISGPAEZ podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. – TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS. El tratamiento de los datos personales de estudiantes, aspirantes, graduados, egresados, profesores, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual la UNILUISGPAEZ tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Institución de Educación Superior y serán todos los necesarios para el cumplimiento de sus funciones y la misión institucional. En consecuencia, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  1. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por la UNILUISGPAEZ.
  2. Desarrollar la misión de la UNILUISGPAEZ conforme a sus estatutos.
  3. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Instituciones de Educación Superior incluyendo, pero sin limitarse a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional – MEN, de las entidades acreditadoras o las autoridades locales
  4. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
  5. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  6. Realizar encuestas relacionadas con las funciones y actividades académicas, administrativas y comerciales de la UNILUISGPAEZ a nivel nacional e internacional.
  7. Mantener en contacto a ex alumnos con profesiones o intereses afines.
  8. Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios
  9. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. – AVISO DE PRIVACIDAD. El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la UNILUISGPAEZ y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos del titular.
  4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  5. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. – GARANTÍA DE DERECHOS DE ACCESO. Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la UNILUISGPAEZ pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO. – PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS. Una vez aprobada esta política la UNILUISGPAEZ establecerá el procedimiento detallado para su implementación, específicamente en lo relacionado con la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO. – REGISTRO DE BASES DE DATOS. La UNILUISGPAEZ se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educación, a la libre cátedra, y principalmente de la autonomía Universitaria. La UNILUISGPAEZ, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el gobierno colombiano para realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO. – COMITÉ DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y PROTECCIÓN DE DATOS. Se crea el Comité de Propiedad Intelectual y de Protección de Datos de la UNILUISGPAEZ como ente asesor para el direccionamiento y gestión de la Propiedad Intelectual y la implementación del proceso de protección de información en la Institución. El Comité será conformado por la Rectoría, de acuerdo a la estructura y dinámica de desarrollo de la UNILUISGPAEZ el cual esté integrado por directivas de las áreas académicas y administrativas de la Institución. La presidencia de este Comité la asumirá la Rectoría o a quien esta instancia delegue.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEPTIMO. – IMPLEMENTACIÓN. Para garantiza la implementación del presente Acuerdo, la UNILUISGPAEZ establecerá las estrategias y mecanismos institucionales y la asignación de personal y de los recursos financieros requeridos para que este proceso sea progresivo, continuo, sostenible y cuente con el apoyo necesario y suficiente por parte de las autoridades universitarias.

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO. – VIGENCIA.  El presente Acuerdo tiene vigencia a partir de su fecha de expedición